Компьютерные курсы
Курсы повышения квалификации
Обучение персонала компаний и банков
30 Июня 2020

PowerPoint презентации и встречи

Как запустить эффективные виртуальные встречи в 2020 году (с помощью Pro Remote / Online Tips)

Для компаний по всему миру, похоже, что онлайн-встречи здесь, чтобы остаться. В обозримом будущем виртуальные встречи не будут плохим соотношением личных встреч. Вместо этого, удаленные встречи будут нормой.

В этом новом контексте для бизнеса важно знать, что такое виртуальная встреча и как эффективно проводить онлайн-встречу .

В этом руководстве я поделюсь информацией о том, как проводить удаленные собрания. Вы узнаете эффективные стратегии встреч и виртуальные советы встреч от экспертов. В конце концов, у вас будут новые идеи для виртуальных встреч и вы будете знать, как сделать ваши собственные онлайн-встречи более эффективными.

Что такое виртуальная встреча?

Виртуальные встречи-это встречи, которые проходят в режиме онлайн. Они обычно включают в себя двух или более человек, а также используют аудио, видео, чат и онлайн-приложения.

Существует несколько типов онлайн - деловых встреч, таких как телеконференции, видеоконференции и веб-конференции. Вот основное описание каждого типа:

Телеконференция

Телеконференции-это распространенный вид удаленной встречи. Он состоит из конференц-вызова, где участники набирают заранее определенный номер и только аудио. Поскольку у большинства людей есть телефоны, телеконференции легко настроить. Недостатком является то, что в отличие от других типов виртуальных встреч, вы не сможете видеть выражения лиц людей, когда они говорят,

Видеоконференция

Видеоконференции-это именно то, что звучит так: конференц-связь с видео. Это позволяет людям взаимодействовать в прямом эфире лицом к лицу, что позволяет вам читать выражения лица. Они важны при оценке того, что говорят люди.

web-конференция

Традиционно веб-конференции включали видео, но были больше сосредоточены на обмене информацией. Программное обеспечение для веб-конференций позволяет легко просматривать общий доступ, аннотировать информацию, показывать презентации и многое другое. Дополнительные сведения см. В следующей статье:

  • ВЕБИНАРЫ
    20 + лучшие практики: Как создать про Вебинар презентации в 2020 году
    Бренда Баррон

Стоит отметить, что в наши дни границы между веб-конференциями и видеоконференциями размыты. Большинство современных приложений позволяют людям обмениваться экранами, документами, презентациями и многое другое. И многие приложения для видеоконференций дают людям возможность набирать номера, чтобы они могли получить доступ к собраниям через свои телефоны.

Преимущества виртуальных собраний

Почему все больше рабочих мест проводят электронные встречи? Отчасти это связано с тем, что виртуальные встречи имеют несколько преимуществ для бизнеса.

Вот некоторые из бизнес-преимуществ для удаленных совещаний:

  1. Содействие проведению деловых встреч в режиме онлайн означает, что местоположение участников больше не является препятствием для проведения встречи . Вы можете встречаться с лучшими людьми, чтобы помочь вашему бизнесу, независимо от того, где они находятся.
  2. Компании, которые используют удаленные собрания более регулярно, могут сократить свой бюджет поездок . Когда сотрудники едут на встречи, вам нужно покрыть целый ряд дорожных расходов, от стоимости авиаперелета или поезда, до аренды автомобилей, гостиничных номеров и стоимости питания. Если вы встречаетесь лицом к лицу только тогда, когда это необходимо, эти затраты практически исчезают.
  3. Онлайн-собрания обеспечивают большую гибкость, поскольку вам не нужно учитывать время в пути при настройке собрания.
  4. Кроме того, для компаний, где Удаленная работа уже является нормой, виртуальные встречи-это отличный способ построить отношения и взаимопонимание между широко рассеянными членами команды .

Что вам нужно знать о проведении встреч в режиме онлайн

При рассмотрении вопроса о том, как проводить удаленные встречи, вот несколько вопросов, которые следует иметь в виду:

  • Диапазоны внимания различаются. Большинству людей Трудно оставаться бдительными во время многочасового собрания. И если у людей будет несколько встреч в день, они могут страдать от зум-усталости и вообще отключаться.
  • Поскольку вы будете видеть большинство людей от шеи и выше, вы не сможете полностью прочитать язык тела . Это может затруднить понимание того, как люди воспринимают и реагируют на информацию, которой делятся участники совещания.
  • Там, где люди часто вступают с вкладом в личную встречу, исследования показали, что они, как правило, более пассивны в виртуальных встречах .

Moon Danipog, практик стратегических и организационных коммуникаций, имеет следующие советы для участников встречи по борьбе с усталостью Zoom:

-Ты можешь выключить свое видео. Некоторые люди просто стесняются камеры и не комфортно показывать свои лица практически в течение длительного времени. Это может повысить их уровень стресса во время онлайн-встречи. Если вы такой человек, помните, что у вас всегда есть возможность отключить это видео и заниматься только аудио.
Сделайте перерыв, чтобы принять все это. Распространенная ошибка, которую люди совершают, заключается в том, чтобы участвовать в другом вызове масштабирования сразу после предыдущего. Это определенно утомительно. Дайте себе некоторое время, чтобы просмотреть свои заметки и проверить, что нуждается в ваших действиях/внимании. Сделайте паузу и вдохните. Отведи взгляд от экрана. Пейте воду или принимайте пищу!"

Поэтому ниже приведены некоторые советы по удаленным собраниям, которые помогут вам успешно провести собрание:

  1. Держите виртуальные встречи короткими, поэтому участники с большей вероятностью будут бдительными и вовлеченными.
  2. Будьте осторожны, планируя несколько деловых встреч в интернете спина к спине. Через пару часов объем внимания будет убывать, и вы не получите желаемых результатов.
  3. Ограничьте свои ожидания: хотя виртуальные встречи эффективны, они не работают так же, как встречи лицом к лицу.
  4. Разбейте содержимое собрания на интерактивные элементы

Спикер Джастин Хейл говорит на Harvard Business Review:

"Никогда не проходите больше 5 минут, не давая группе решить еще одну проблему. Участники находятся в комнатах, разбросанных туда и сюда с десятками соблазнительных отвлечений. Если вы не поддерживаете постоянное ожидание значимого участия, они отступят в эту заманчивую роль наблюдателя."

Лучшее программное обеспечение для виртуальных встреч на 2020 год

Какое программное обеспечение следует использовать для проведения виртуальной встречи в 2020 году? Есть несколько вариантов на выбор. Некоторые из самых популярных вариантов включают в себя:

Я лично использую зум. У него есть хороший бесплатный план, который полезен для встреч продолжительностью до 40 минут и позволяет автоматически записывать встречи.

Microsoft Teams интегрирует параметры онлайн-встреч с чатом (например, Slack). Он также позволяет размыть фон, что полезно при работе из дома.

Google Meet, преемник Google Hangouts, позволяет начать встречу с помощью нескольких щелчков мыши,что вы также можете сделать с помощью Skype.

Если вы ищете корпоративное решение, GoToMeeting имеет множество функций для проведения совещаний, вебинаров и многого другого.

В конце концов, это сводится к функциям, которые наиболее важны для вас. Функции, которые вы можете рассмотреть, включают общий доступ к экрану, функции доски и то, как программное обеспечение работает для тех, кто имеет нестабильные подключения к интернету.

Чтобы найти идеальное программное обеспечение для видеоконференций, смотрите нашу статью, описывающую основные параметры:

  • ВСТРЕЧИ
    12 + Лучшие Программы Для Бизнес-Веб-Видеоконференций Бесплатно + Платные (Новый Видео-Обзор)
    Laura Spencer

Как планировать встречи для разных часовых поясов

Одна из трудностей при создании виртуальных собраний связана с часовыми поясами. Если вы используете Календарь Google, по умолчанию вы можете посмотреть время в вашем местном часовом поясе и еще один. Но если вы планируете время встречи для людей по всему миру, вам нужна небольшая помощь. Вот несколько вариантов::

  • Используйте внешнее программное обеспечение для бронирования встреч. Calendlyкнига, Как Босс, и другие пусть каждый видит время встречи в своем собственном часовом поясе, так что легко увидеть, если определенное время подходит.
  • Проверьте время встречи в веб-инструменте, таком как Every Time Zone или World Time Buddy , где вы сразу получаете представление о том, сколько сейчас времени по всему миру
  • Или вы можете справиться с этим, как это делают многие удаленные команды, установив свое время встречи в середине дня по восточному времени. Это работает для людей в нескольких часовых поясах, падая в начале, середине или конце рабочего дня в зависимости от местоположения. Конечно, это не будет работать так хорошо для разницы во времени восемь часов или больше.

Как подготовиться к онлайн-встрече


Следующие советы по виртуальному собранию могут сделать вашу встречу успешной. (Источник изображения: Envato Elements)

Вот еще несколько полезных советов о том, как провести онлайн-встречу:

1. Убедитесь, что это должна быть встреча

Будет ли ваша онлайн-встреча работать лучше в качестве электронной почты? Если это так, отправьте электронное письмо и вообще пропустите собрание. Могли бы вы справиться с этой проблемой через вялый разговор? Если да, то пропустите встречу? Никому не нравятся ненужные встречи, поэтому только проводите встречи, которые вам действительно нужны.

Лиз Виллитс, основной докладчик и консультант по маркетингу электронной почты, говорит: :

"Самая большая ошибка виртуальной встречи - это проведение встречи, когда она вам не нужна. Прежде чем планировать виртуальную встречу, задайте себе вопрос: Можно ли вместо этого отправить электронное письмо или сообщение Slack? Если ответ "да", не планируйте встречу. Люди часто планируют встречи, потому что они не хотят тратить время на то, чтобы написать четкое, подробное электронное письмо или сообщение. Заседания должны проводиться для обсуждения, а не для передачи информации."

2. Подготовка и планирование

Если вы являетесь лицом, управляющим собранием, потратьте некоторое время на планирование того, как оно будет проходить и сколько времени вы хотите, чтобы разные сегменты заняли. Обязательно дайте людям некоторое время, чтобы они могли поселиться, когда они прибудут. Также полезно заранее определить, какие части вашей встречи или задачи могут быть отложены, если что-то будет превышено.

Говорит опытный общественный спикер Елена Параскевас-Тадани, президент EPT Legal:

"Если вы ведете совещание, заранее поделитесь повесткой дня и попросите темы для обсуждения, задать много вопросов и часто запрашивать вклад от группы. Это не только делает встречу более продуктивной, но и помогает участникам чувствовать себя включенными, что увеличивает вовлеченность, дистанционную или лично."

3. Переключение Параметров Встречи

Есть много вариантов, которые вы можете изменить в большинстве программ для видеоконференций. Например:

  • Решите, хотите ли вы впустить участников до вашего приезда?
  • Вы хотите начать со всех приглушенных или не приглушенных?
  • Вы хотите, чтобы видео было включено или выключено в начале встречи?
  • Вы разрешаете общий доступ к экрану?
  • Какие функции безопасности вы будете включать? Вы хотите избежать "zoombombing", который может сорвать вашу встречу.

В Zoom вы можете настроить шаблоны встреч, поэтому вам нужно выбрать эти параметры только один раз. Затем просто используйте шаблон, и они автоматически будут одинаковыми для каждой встречи.

4. Расписание и отправка приглашений

Предполагая, что вы уже проверили потенциальное время встречи, добавьте дату встречи в календарь. Затем запланируйте его в своем программном обеспечении для собраний. Используйте один или другой для отправки приглашений на собрание.

Многие решения для видеоконференцсвязи имеют предустановленные приглашения, включающие ссылку на собрание, необходимые пароли и сведения о телефоне. Итак, это относительно просто. И если ваше программное обеспечение интегрируется с вашим календарем, добавьте напоминание или уведомление в запись календаря, чтобы вы не пропустили встречу.

5. Отправить повестку дня и информацию о встрече

Помимо приглашения календаря, полезно создать повестку дня, чтобы люди знали, о чем идет встреча. Это позволяет им подготовиться заранее. И если это не обычное собрание команды, то пусть люди знают, кто управляет собранием. Это позволяет людям иметь точку контакта, если у них есть вопросы до или после встречи.

6. Разработка способа захвата содержимого Собрания

Важно иметь запись того, что произошло на собрании, и у вас есть варианты. Многие удаленные команды записывают встречи, поэтому люди, которые не могут присутствовать, могут быстро догнать их.

Но это не лучший способ захватить точки действия. Один из методов, который я видел, используется-общий документ Google, где каждый участник собрания может добавить информацию. Это означает, что нет никакой необходимости распространять протоколы заседаний в конце.

7. Договориться о последующих мерах

Если ваша онлайн-встреча должна быть успешной, то, что происходит после встречи, так же важно, как и сама встреча. Решите, как вы собираетесь обрабатывать элементы действия. Возможно, вы можете попросить кого-то добавить задачи в программное обеспечение для управления задачами и назначить их соответствующим людям. Кроме того, полезно решить, нужно ли вам проводить последующую встречу и когда она должна состояться.

Этикет и руководящие принципы виртуального совещания


Изучите основные правила и этикет для виртуальных встреч, чтобы обеспечить положительный результат. (Источник изображения: Envato Elements)

Важно установить некоторые основные правила для виртуальных встреч. Вот некоторые рекомендации, которые помогут вам сделать вашу встречу успешной:

1. приехать пораньше

Поскольку полезно убедиться, что ваше программное обеспечение для видеоконференций работает, все участники должны прибыть рано. Это вдвойне важно, если вы проводите собрание. Раннее прибытие означает, что вы там приветствуете людей, что является вежливым. Убедитесь, что у вас есть ваша повестка дня и любые ресурсы, которыми вы планируете поделиться удобно.

2. Исправьте Свой Фон

Убедитесь, что ваше конференц-зал подходит для бизнеса. Если у вас есть специальный домашний офис, отлично.

Но если вы были вынуждены превратить мусорную комнату во временный офис, убедитесь, что вы удалили отвлекающие факторы в фоновом режиме. Или используйте функцию виртуального фона, доступную во многих приложениях, чтобы сохранить ваш захламленный фон частным. Обратите внимание, что виртуальные фоны лучше всего работают против пустой стены.

3. Платье для видео

Участники должны одеться соответствующим образом для видео. Если вы уверены, что вам не придется переезжать, то приукрашивать свою верхнюю половину в порядке. Но если есть хоть малейший шанс, что вам придется встать и пройтись, то подумайте о том, чтобы одеться по-деловому с головы до ног.

4. сломать лед

Пусть люди привыкнут к какой-нибудь болтовне, например, короткому кетчупу о том, что происходит в их жизни. Представления-это еще один способ сломать лед и заставить людей комфортно разговаривать. Они полезны для любых встреч, которые выходят за рамки нормы.

5. Уточните Руководящие Принципы

Другие ключевые базовые правила для виртуальных совещаний включают принятие решений:

  • Собираетесь ли вы записывать эту встречу? Люди ожидают его для вебинаров, но это также полезно для регулярных встреч, чтобы люди, которые пропустят его, могли быстро наверстать упущенное. Не забудьте предупредить людей заранее, чтобы любой, кто недоволен, мог выключить свою камеру.
  • Когда люди должны быть приглушены. Для многих собраний люди остаются безмолвными, если только ведущий не открывает собрание для вопросов. Это уменьшает фоновый шум, что также способствует лучшей записи встречи.
  • Как люди должны сигналить, когда они хотят говорить. Если вы используете видео, поднятие руки может работать, хотя для больших собраний трудно увидеть экран каждого. Некоторые программы включают в себя виртуальное поднятие рук, а также возможность использования онлайн-чата. Кстати говоря ... …
  • Кто следит за чатом? Это часто трудно для главного ведущего, чтобы сделать это. Итак, определите кого-то, кто будет выполнять эту роль, и дайте вам знать, когда вам нужно что-то ответить.
  • Поставьте телефоны на молчание. Нет ничего хуже, чем когда твоя встреча прерывается звонком телефона. Так же, как и при личной встрече, люди должны поставить свои телефоны на молчание. В идеале они также должны смотреть на ведущего, а не на экран телефона. Большинство людей могут сказать, когда другие не обращают внимания.

6. Вовлеките Всех

Помните наш предыдущий совет, что люди могут быть пассивными в виртуальных встречах? Сведите это к минимуму, попросив людей внести свой вклад во время собрания. В идеале, дайте людям знать, что вы будете делать это, чтобы у них было время, чтобы мысленно подготовиться.

Опытный общественный спикер Елена Параскевас-Тадани, президент EPT Legal, говорит, что ее питомец peeve, когда речь заходит об этикете виртуальной встречи, является:

“Люди " проверяются."Сосредоточение внимания на чем-то еще, кроме встречи, оказывает негативное воздействие на встречу и подрывает всю ее цель. Как это можно предотвратить? Встречи должны быть максимально интерактивными, чтобы каждый “владел” встречей (участники не должны чувствовать, что встреча происходит с ними—они должны фактически участвовать в ней.) Если есть такая возможность, встреча должна проходить через видеоплатформу, и функциональность платформы должна использоваться свободно: обмен документами, доска объявлений, аннотирование, обмен видеоконтентом и т. д.- все это следует поощрять."

Она добавляет::

"Один человек должен выступать в качестве модератора и приглашать других участников к выступлению, а также часто повторять то, что люди сказали, в случае, если звук ненадолго прерывается. Там должны быть случайные регистрации, чтобы подтвердить, что все технологии работают гладко. Видео следует поощрять, и участников следует попросить выключить видео, если они будут вызваны прочь.
Если заседание продлится более часа, то должен быть запланирован перерыв, и время перерыва должно быть объявлено в самом начале, чтобы люди знали, что у них будет запланированное время для решения других вопросов. По существу, представьте себе личную встречу и используйте технологию, чтобы максимально дублировать этот опыт."

Как использовать презентации в онлайн-встречах

Большинство программ для виртуальных встреч позволяет вам делиться вашим экраном. Это дает вам возможность сделать презентацию в контексте собрания. Один из способов эффективно справиться с этим-подготовить презентацию заранее.

Поскольку люди будут просматривать вашу презентацию на разных размерах экрана, это более важно, чем когда-либо, чтобы следовать этим советам для создания отличных презентаций:

Если вы хотите сэкономить время при подготовке презентации, рассмотрите возможность использования шаблона. Это даст вам хорошо продуманную презентацию,но вам не придется самостоятельно обрабатывать детали fidly.

Для доступа к широкому спектру шаблонов для Microsoft PowerPoint, Google Slides или Keynote, Envato Elements имеет предложение, которое вы не хотите пропустить. Загрузите столько шаблонов презентаций, сколько вы хотите, все по одной низкой цене. 

Или, если вы хотите один шаблон презентации для одноразового использования, проверьте лучшие шаблоны презентаций, доступные на GraphicRiver. Он имеет тысячи Google Docs, Keynote и шаблоны PowerPoint для вас, чтобы выбрать из.

3 Замечательных Примера Презентации

Вот три примера выигрышных презентаций:

1. Книга Тренера На Триллион Долларов (Билл Кэмпбелл)

Эта презентация имеет простую синюю и белую цветовую схему, и ограничивает текст на каждом слайде. Рисованная графика очень привлекательна.

2. Химия Мозга Млекопитающих Объясняет Все

Помимо выигрышного названия, эта презентация от Loretta Breuning PhD использует сильные изображения и одну концепцию на странице, чтобы заинтересовать зрителей.

3. 22 правила Pixar для феноменального повествования

Яркая цветовая гамма и теневые фигуры являются фирменными для Pixar. Кроме того, эта презентация ограничивает текст на слайде, делая по одному главному пункту на каждом.

Дополнительные интересные примеры презентаций см. В следующих статьях:

Как сохранить вовлеченность членов команды

Использование презентаций и визуальных элементов является отличным способом для построения взаимодействия в контексте виртуальной встречи. Это облегчает доступ к информации, потому что люди так визуально ориентированы. Чтобы держать людей вовлеченными, объедините это с присутствием разных людей на каждой встрече.

Еще одна хорошая техника состоит в том, чтобы прервать время встречи, заставив нескольких человек говорить. Одна из самых эффективных виртуальных встреч, на которых я когда-либо присутствовал, дала руководителям команд по пять минут, чтобы отчитаться о своем прогрессе. Затем люди могли задавать вопросы (еще один хороший способ привлечь людей), а затем встреча перешла к будущим планам. Встреча была короткой, и все обратили на нее внимание.

Лиз Виллитс, основной докладчик и консультант по маркетингу электронной почты, имеет эти советы по поддержанию взаимодействия:

- Во-первых, составь повестку дня и следуй ей. Это позволит вам и участникам сосредоточиться на ваших целях и задачах встречи. Во-вторых, вовлеките своих виртуальных участников встречи в обсуждение. Задавать вопросы. Если вы не получаете ответов сразу же, примите неудобное молчание и ждите, пока люди ответят. В-третьих, проводите собрания как можно короче. Установите временные рамки для вашей встречи и закончить вовремя или рано."

Роб Гелб, генеральный директор HeySummit, добавляет: :

"Поддержание взаимодействия во время виртуальных мероприятий может быть сложной задачей. Есть так много отвлекающих факторов, с которыми сталкиваются участники, и множество возможностей, которые можно извлечь из опыта. Это чрезвычайно важно, чтобы понять, а) каковы мотивы для ваших участников, чтобы присутствовать на сессии, и б) какой формат подходит к предмету. "

Он продолжает::

"В целом, короткие, структурированные сессии, наполненные ценностью, лучше всего подходят, когда взаимодействие не требуется. Для более длительных сессий полезно использовать время для поощрения участия, даже если это не имеет отношения к предмету обсуждения. Например, начиная сеанс с ведущего, спрашивающего всех, кто делится, откуда они, а затем продолжая этот вопрос с небольшим количеством стеба с участниками, основанными на их ответах. Принимая мелочи перерывы также может быть интересный способ для людей, чтобы чувствовать себя вовлеченными. Если ваше мероприятие имеет несколько сессий, запуск скрытого emoji scavenger hunt, где смайлики вставляются во все презентации, - это интересный способ обеспечить всем посещение всех сессий."

Готовы запустить свою собственную виртуальную встречу?

В этом руководстве мы поделились лучшими практиками виртуальных собраний и этикетом онлайн-собраний, чтобы помочь вам провести более успешную встречу. Мы также включили экспертные советы виртуальной встречи, чтобы сделать ваши встречи еще лучше.

Напоминает нам Мун Данипог, практик стратегических и организационных коммуникаций:

- Переезд в виртуальное пространство не делает тебя менее человечным. Таким образом, некоторые основные правила в личной встрече по-прежнему применяются в собраниях масштабирования."

Помните, что сделать ваши встречи более привлекательным с помощью Google слайды, Keynote или PowerPoint